ビジネスフォン導入手引き
ビジネスフォン導入にあたり最低限必要な情報です。これを読めば、ビジネスフォンに対する考え方が、一新されるはずです。
１．ビジネスフォンとは？
家庭用電話機との絶対的な違いは、主装置（交換機・PBX）に複数の回線を収容し、複数の電話機で複数の回線を共有できることです。ちょっと言いまわしが、わかりずらいかもしれないので、下記の図を参照下さい。
★家庭用電話機
例：回線が2回線ある場合
※ 家庭用電話機Aで通話をはじめたら、家庭用電話機Bにかわることはできない。
※ Aの回線は、家庭用電話機Aでしか通話できない。（Bも同様）
※ 家庭用電話機A、家庭用電話機Bともに違う電話番号になる。
※ 1通話で話中になってします。（キャッチホンで擬似的に2通話可能になる）
★ビジネスフォン
例：回線が2回線ある場合
※ 電話機A、電話機Bいずれでも着信・発信可能。（Aの回線が電話機Bで通話可能）
※ 電話機Aで通話中に保留にして、電話機Bで通話することが可能。
※ 代表組みをすれば、2回線とも同じ番号で発信・着信可能。
どうでしょうか？2回線ならまだしも、これが4回線や8回線になったら、ビジネスフォンでなければ、不便の一言でしょう。
【重要！ビジネスフォンでの落とし穴】
よくビジネスフォンを入れれば、電話機の台数分で同時に通話ができるのですか？という質問をいただきますが、同時通話の本数は、電話機の台数ではな く、主装置に収容する回線の本数ですので、NTTの契約回線が1回線しかなければ、電話機が何台あっても、同時通話は、1通話のみです。
同時通話は１人のみ
4台の電話機で同時に通話したい場合は、回線を4回線収容しなければなりません。
4人が同時通話可能
ですので、ビジネスフォンの導入の場合に、まず電話機が何台必要か？そして、その電話機で何人が同時に通話をしたいか？ということが、導入前に最初の考えなくてはならないことです。
【例】
社員４人の会社で、４人が一斉に電話機を使う必要があるのか？
→ある 電話機4台と電話回線4回線が必要です
→ない（せいぜい2人）電話回線は2回線でよいでしょう。
その場合かかってきた電話は社員の誰もが受けられるようにするか？
→したい では電話機は4台あったほうがよいでしょう。
→ない（うち3人）では電話機は3台でいいでしょう。
電話機4台が同時通話できる状態がベストなのは間違いないのですが、業種により電話の必要頻度は様々です。まずは、御社の電話の必要頻度などから、必要なシステム構成を考えなくてはなりません。電話回線を導入すると、基本料金が毎月かかります。過剰な回線導入は、経費の無駄になりますので、よくお考え下さい。回線は後からでも追加できます。
２．ビジネスフォンの導入メリット
では、機能的な面から見てのメリット等をご紹介いたします。たいした事はないのですが、それぞれが結構重要なポイントではないでしょうか？
★代表組みによる代表番号での発信・着信
俗言う代表電話です。例えば、XXXX-XXX1、XXXX-XXX2、XXXX-XXX3、XXXX-XXX4という4つの電話番号を持っていた場合、そのままでは、いくらビジネスフォンを付けても
外線１はXXX1で発信・着信。
外線２はXXX２で発信・着信…
とそれぞれが独立したもので、外線１のXXX1で発信してしまえば、XXX1は話中になってしまします。
そこで、NTTの代表組みサービスを申込みします。（申込み時に2000円前後費用はかかりますが、月々は無料で利用できます。
例えば、XXXX-XXX1を代表番号にして、XXXX-XXX2、XXXX-XXX3、XXXX-XXX4を代表組みすると、4本全てが、XXXX-XXX1で発信・着信できるようになります。
当然、XXXX-XXX1宛の電話が4本までは話中にならずかかってきます。
これが、最大のメリットではないでしょうか．．．
★保留転送
4台の電話機をA,B,C,Dとした場合、Aで受けた電話を一旦保留にして、B,C,Dいずれの電話機でも、取ることができます。これは、家庭用の電話機でも、コードレスなどの子機が付いているものでは、できますよね。
★電話機の組み合わせが自由
メーカーや機種にもよりますが、標準の固定電話機以外に、コードレス電話機や留守番機能付電話機など、台数や組み合わせが自由にできます。後の追加ももちろん可能です。
機種にもよりますが、電話機は8台位（外線2回線まで）までの小規模のものから電話機20台位（外線は8回線）までの小中規模対応のもの、そして電話機数十台～数百台（外線9回線以上）までの大規模に対応可能なものまであります。
会社は、基本的に拡大していくものと考えれば、必要に応じて台数を見直し導入できることもメリットの１つではないでしょうか。
★オプションも多彩
これもメーカーや機種によって大きく異なりますが、ドアホンと連動できたり、転送機能を追加したり、パソコンと連動して料金管理をしたりと様々です。
なんとなくビジネスフォンの基本ラインがご理解いただけたでしょうか？
